Vendes cafés todo el día. Pero ¿sabes cuánto te queda después de pagar todo?
Compras grano, leche, jarabes, pan, fruta, desechables. Pagas renta, baristas, luz, gas, mantenimiento de la máquina de espresso, comisiones de Uber Eats y Rappi, vasos, tapas, servilletas. Vendes cafés, frappés, smoothies, desayunos, sándwiches, pasteles. Y al final del mes no sabes cuánto te quedó.
Las cafeterías tienen un reto específico: alto volumen de transacciones pequeñas, márgenes que dependen de cada centavo de costo, insumos perecederos y una carga fuerte de gastos fijos — la renta, los sueldos y el mantenimiento del equipo están ahí todos los meses. Si no tienes visibilidad de cuánto te cuesta operar, puedes vender 100 cafés al día y seguir sin saber si te está yendo bien.
En mis talleres de finanzas para negocios lo escucho seguido: emprendedores que llevan años operando pero que nunca han visto su negocio en números. Uno me dijo: “Necesitaba tener claridad en un negocio que ha sido empírico.” Otro: “Aprendí a tomar decisiones con base en números.” Eso aplica perfecto para una cafetería: saber cuánto te cuesta cada café, cuánto margen te deja cada categoría y cuánto necesitas vender al mes para cubrir tu operación.
El Control Financiero para Cafeterías es una plantilla en Excel que ordena todo tu registro financiero en un solo lugar y genera automáticamente los dos reportes que necesitas para saber cómo va tu negocio: tu Estado de Resultados y tu Flujo de Efectivo — mes a mes, sin fórmulas manuales.
¿Qué incluye?
Catálogos pre-configurados para cafeterías:
- Productos y menú con 58 ejemplos organizados por categoría: bebidas calientes (americano, espresso, capuchino, latte, mocha, chocolate, tés), bebidas frías (frappé, cold brew, smoothies, limonadas), panadería (croissants, conchas, muffins, donas, bagels), postres (pasteles, cheesecake, brownies, tiramisú), comida (sándwiches, paninis, wraps, ensaladas, quiche), desayunos (hot cakes, waffles, chilaquiles, molletes, omelette), y productos para reventa (granos, tazas, termos)
- Clientes con tipo PF/PM
- Proveedores (tostadora de café, lácteos, panadería, repostería, Central de Abastos, jarabes, tés, chocolate, bebidas, abarrotes, desechables, empaque, sándwiches, huevos, gas, limpieza, técnico de máquinas, merchandising, contador)
- Costos y gastos ya clasificados para tu Estado de Resultados — con 90+ conceptos específicos: COGS de café en grano, leches, jarabes, chocolate, frutas, pan, repostería, embutidos, huevos; empaque por tipo (vasos calientes, fríos, tapas, mangas, popotes, cajas); comisiones de delivery y terminal; sueldos de baristas, meseros, cocinero; gastos fijos
- Métodos de pago
- Clasificaciones de costos variables y gastos operativos
Registros con fórmulas automáticas:
- Registro de ventas — con IVA incluido, retenciones, control de pagos parciales y CXC
- Registro de costos y gastos — clasificación automática al Estado de Resultados
- Deuda e intereses — créditos, financiamientos y tarjetas de crédito
- Impuestos — IVA e ISR por mes
- Activos fijos — con depreciación automática (máquina de espresso, molinos, licuadora industrial, refrigerador, congelador, horno, plancha, máquina de hielo, filtro de agua, mesas, barra, vitrina, POS)
- Inventario — ajuste de costo por inventario final al cierre de mes
- Cuentas por cobrar (CXC) y Cuentas por pagar (CXP)
Reportes automáticos:
- Estado de Resultados mensual con porcentaje sobre ventas
- Flujo de Efectivo mensual (entradas, salidas y saldo)
- Acumulado anual
¿Cómo funciona?
Tú registras. El sistema clasifica y calcula. Al final del mes tienes tus reportes listos sin hacer nada extra. No necesitas saber de finanzas — la estructura ya está hecha.
Esto es para ti si:
- Tienes una cafetería, coffee shop o café y no sabes cuánto te queda al mes
- Compras grano, leche, pan, insumos todos los días pero no separas costos de gastos
- Vendes por apps de delivery y no tienes claro cuánto te come la comisión
- Necesitas información para decidir: si subir precios, si el delivery te conviene, qué categoría te deja más, dónde ajustar
Esto NO es para ti si:
- Buscas un software contable o de facturación
- Necesitas contabilidad formal para efectos fiscales
- Tu cafetería ya tiene un ERP o sistema financiero profesional
Garantía de 90 días con uso
Estoy segura de que cuando llenes 3 meses de registros y veas tu Estado de Resultados con números reales, vas a entender el valor de tener esta información. Pero si lo haces y no le ves el valor, te regreso tu dinero.
La única condición es que lo uses: que tengas al menos 3 meses de ventas y gastos registrados y que hayas revisado tu Estado de Resultados. Me mandas tu archivo por correo, lo verifico y te hago el reembolso. Sin complicaciones.
No te estoy pidiendo que confíes a ciegas. Te estoy pidiendo que lo pruebes.
Formato: Archivo en Excel (.xlsx) — funciona en Excel. Hojas interconectadas — todo se alimenta desde tus registros.
